「ストレスフリーの整理術」を再々読して、実際にやったこと
IMG_1671 by choiyaki
もうだいぶ長い期間、GTDをベースにして”やること”を管理しています。
すべてをInBoxに収集し、一日に一回、InBoxの中身を処理。日付が決まっているタスクについては、iPhoneのアプリに登録、その場ですぐにできるものはやってしまう。
GTDの手法に加え、一日のはじめに「その日やること」をすべて把握し、計画を立て、実績を記録していく、という形で、”やること”をこなしてきました。
現状の方法で、常に”やること”は把握できていたので、積極的に変える必要はなかったのですが、新年度を迎えるということで、書類の整理方法や、InBox内の処理について、もう一度学び直そうと、「ストレスフリーの整理術」を再々読することにしました。で、読んだ後、それまでの”やること”管理方法をガラリと変えることにしました。やはりこの本、読むたびにいろんなこと、改善点を教えてくれます。
”行動”への分解
GTDでは、InBox内のものに対し、「これは何か？」を考え、「次にとるべき行動はなにか？」を明らかにしていきます。本書を読み直し、改めて感じたのは、これまでは、「次にとるべき行動はなにか？」まで、”やること”を分解できていなかったな、ということ。
「資料を作成する」というやることにたいして、そのままiPhoneのアプリには「資料を作成する」と登録し、実行していました。これだと、次にとるべき行動が明らかになっておらず、取り掛かりにくい状態のまま。まず、何をすればいいのかが？がはっきりしていないので、とりかかかりにくい。
「次にとるべき行動はなにか？」をあらかじめ考え、”やることリスト”に次の行動を登録しておけば、”やっるべきこと”がはっきりして、とりかかりやすい。
「資料を作成せななぁ」と思ったときに、とりあえず「資料を作成する」とメモっておき、InBoxに放り込む。それを見返したときに、次にとるべき行動へと分解する。この流れをスムーズにするために、”やること”は手書きで書き出した方がいいんじゃないか、と感じはじめました。
そこで、5×3情報カードによる”やること管理”をはじめました。
43Tabsシステム
情報カードによる”やること管理”。これが、「ストレスフリーの整理術」を再々読して実際にやった、二つ目。
「43Tabs」は、情報カードで43Foldersを実践する方法です。
43Folders ならぬ 43Tabs: blog：野ざらし亭 こちらが発案者さんによる、43Tabsの紹介記事です。 |
ぼくは、普段のメモに5×3情報カードを使っています。43Foldersについて調べたときに「野ざらし亭」さんのエントリを発見し、メモに使っている情報カードを、やること管理にも使っていこう、ということになりました。
43Tabsのシステムを利用すれば、やらなければいけない日付が決まっていることをリマインドすることができます。また、普段のメモにも情報カードを利用しているので、メモ→タスクの登録がとてもスムーズになりました。さらに、カードに書きつけた”やること”に対して、「次にとる行動」をメモしておくことも簡単。
メモに情報カードを利用している人には、43Tabsはとてもおすすめできる”やること管理”のシステムだと思います。
クリアファイルを常備する
60秒以内で楽しく整理ができ、座ったままで手が届くようなファイリングシステムがないと、GTDはうまく機能しない。
とにかくInBoxにまずは収集していくと、やることを書いたメモや、資料など、いろんなことが集まってきます。これらの処理の際に必要不可欠になってくるのが、資料を保管しておくファイリングシステム。これがないと、資料がわっちゃわちゃになってしまいます。
再々読するまでは、ファイルしておくところが十分でなく、いちいち手間取っていました。ファイルする場所が十分に用意されてなかったんです。
そこで、まずはクリアファイルをたくさん用意しておき、資料があったら「これは何か？」考え、今までのファイルに足しておくのか、新しくクリアファイルを取り出し、保管するのか判断することにしました。
GTDのファイリングシステムがまだ十分整っていないうちは、とりあえず「新しくファイルする場所を用意しやすくしておく」というのが大切かな、と思いまして。手を伸ばせば届く範囲に、新しいクリアファイルを常備。これ、いい感じです。
おわりに
初読でGTDについて知り、実践し、再読で、もう少し深く理解し、再々読でさらに実践を加えていく。そんな感じで、少しずつ「ストレスフリーの整理術」に書かれているGTDに近づけていっています。
いままでiPhoneアプリで管理していた”やること”も、情報カードに移行したわけですが、これがなかなかいい感じ。今後も情報カードによる”やること”管理、「43Tabs」を実践していき、さらにより良くしていきたいな。
では、お読みいただきありがとうございました。
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