WorkFlowyを、どんな風に使っているか？タスク編
前回は「思想編」と題して、WorkFlowyをどんな風にとらえ、利用しているのかについて書きました。
WorkFlowyを、どんな風に使っているか？思想編 - iPhoneと本と数学となんやかんやと
今回は「タスク編」。タスクを管理するためにWorkflowyをどんな風に使っているのかについて書いていきたいと思います。
とはいえ、全容を書くとえらい分量になってしまいそうなので、じっくり書くのはまたの機会にして、できるだけコンパクトにまとめていきたいと思います。
43Foldersならぬ43Tabsならぬ43Topics
タスクってのは、いろんなところから出現してきます。
「思想編」にて、すべてのメモの受け皿としてWorkFlowyを使っており、そのメモがタスクの書かれたメモなのか、着想を書き取ったものであるかによって振り分ける、という風に書きました。
つまりは、とにもかくにも「メモ」を受け止めてくれるのがWorkFlowyなわけです。WorkFlowyは、それがなんのメモなのかは置いといて、とりあえずメモっておく場所、と言えます。
とりあえずメモするわけですが、「まずここにメモる！」というのを決めています。
いわゆるInBoxです。ぼくは、「Today」って名前のトピックを作成し、そこにまずはメモっていくようにしています。
■ InBox的、「Todayトピック」に追加されたタスク
メモったメモの中には、着想もありますし、ただただ感じたことを書いたものもあります。タスクの書かれたメモもありますし、読書中の感想なんかも「Today」トピックにメモされます。
タスクの書かれたメモの中には、一日では完了できないようなタスクもあったりします。
こんな風に、いくつかの工程を経て、何日かかけて完了に持っていくような、タスクの集合体のような存在を「プロジェクト」と呼んどきます。
着想やら読書メモやらタスクやらプロジェクトやらが、まずはInBoxである「Today」トピックにほうり込まれるわけです。
■ プロジェクトから生まれ出たタスク
プロジェクトも、WorkFlowyで管理しています。
「プロジェクト」トピックを作成し、その階層下に各プロジェクトを格納します。
そしてプロジェクトを、一つ一つのタスクに分解します。分解することで、おおよその完了までのタスク数が明らかになります。
例えば、授業の準備は典型的なプロジェクトです。
どんな内容の授業をするか考え、方向性を定める。
その授業にて、生徒にどんな力をつけさせたいか、”ねらい”を定める。
ねらいを達成するための、主となる問題を考える。
効果的に伝えるための題材、教材を考える。
考えた問題や教材を、どういう風に提示するのか考える。
わかりやすい、伝わりやすいような板書の計画を立てる。
ここまでで考えたことたちを組み合わせ、授業の展開を練る、などなど。
数々の工程を経て、授業の計画は立てられていきます。
その一つ一つの工程が「タスク」となるので、プロジェクトからはいくつかのタスクが生まれます。
■ 年間予定表からピックアップされたタスク
ぼくは一年に一度、「公私を含めた年間予定表」というのを作成しています。その年間計画表も、WorkFlowy内に保管されています。
これは、このエントリを読んだことがきっかけで作成して、実際に運用し始めたもの。
来年こそは心に余裕を持ちたい人におすすめの週1回の習慣 | シゴタノ！
このエントリを読み、すぐに作ってみて、その快適さに毎年作成するようになりました。
仕事では、年度のいついつごろに必ず発生するタスクというものがいくつもあります。そういったものを年間予定表に書きこんでおくことで、忘れずに実行することができます。
また、「結婚記念日のお祝いを計画する」とかも、毎年の繰り返し行事です。「わ、わすれてたぁー」ってなったら一大事。そうなって慌てないために、プライベートな用事も、その「年間予定表」には盛り込んでいます。
一週間に一度、その「年間予定表」の内容を見返し、完了したものにはチェックをつけ、実行すべき頃合いが近づいてきたものに関しては、43Topicsにて実行日を設定し、その日が来たら実行するという流れで運用しています。
これのおかげで、一年に一度しかないことについても、「わ、わすれてもうてたー」とならずに済んでいます。
週に一度「年間予定表」を見返し、頃合いが近づいてきたならタスクもしくはプロジェクトとなります。「年間予定表」からも、タスクは出てくるわけです。
InBoxやらプロジェクトリストやら年間予定表からずいずいと生まれてきたタスクたちを統べる存在が、43Foldersならぬ43Tabsならぬ「43Topics」ということになります。
43Topics
GTDの教科書的存在、「ストレスフリーの整理術」にて紹介されている手法に、43Foldesというものがあります。
その43Foldersの手法を、5×3情報カードを用いて実践する43Tabsという手法も編み出されています。
43Folders ならぬ 43Tabs: blog：野ざらし亭
ぼくは、情報カードでメモを管理していた時には、タスクの書かれたメモは「43Tabs」の手法にのっとっていました。で、今はそれの考え方をWorkFlowyに適応させています。43Foldersならぬ43Tabsならぬ、43Topicsと言えましょうか。
やり方は簡単。
January〜Decemberまでの12個のトピックと、1〜31までの31個のトピックを用意します。今日の日付から、下に向かってずらずらっとその43個のトピックを並べていき、その階層下にタスクの書かれたメモを配置させます。
11月のトピックを開くと、日付が順番に並べられています。
ここにタスクを配置することによって、タスクの書かれたメモに対して、「実行日」を定めることができるようになります。
その仕組み上、管理できるのは直近1ヶ月の予定のみ。でもぼくにとっては、それで十分。
新しいタスクがWorkFlowyに追加されたら、43Topics上のどこかに移動させ、実行日を定めます。
「実行日」が来るまでは、安心してそのタスクを忘れ、今日の日付に配置されているタスクにのみ集中することができます。
じゃあ「実行日」がきたらどうするのか。
「Today」トピックの一番上にそれら今日すべきタスクを移動させ、並べておきます。つまり、「Today」トピックは、一日の始まりの時点では、その日のデイリータスクリストの役割をし、かつ、その下にメモを書き加えていくことで、InBoxの役目も担ってもらっている、というわけです。
「Today」に移動させ、確認・入力へのショートカットに
なぜその日実行予定のタスクを、Todayトピックに移動させるのか。
それは、WorkFlowyの各トピックには、個別のURLが割り振られているからです。
一度「Today」トピックを作成しておくと、その階層下のメモたちを入れ替えても書き加えても消しても、「Today」トピックのURLは変化しません。
ということは「Today」トピックのURLをブックマークしておけば、いつでもその中身を確認できる、「Today」トピックに飛ぶことができるということ。
その日に実行すべきタスクたちを「Today」トピックに移動させれば、もうすでにブックマークに登録してある「Today」トピックのURLをふめばタスクを確認できることになります。
「Today」トピックはいろんな端末から開きやすくなっているので、そこにメモも書きつけていけばいいや、と思い、追記していく形をとっています。
そこに追加されたタスクに関しては、43Topicsに移動させ、実行日を定めるという流れです。
おわりに
ぼくは、こんな感じでタスク管理もWorkFlowyで行っています。
さほど複雑なことはしていません。基本は以下の三つです。
一つ一つのタスクについては、43Topicsにて実行日を定める。
プロジェクトに関しては、別にプロジェクトリストを作成しておき、そをこを定期的に見返して、次にやるべきタスクを43Topicsに組み込み、実行日を定める。
「年間予定表」を作成しておき、そこを定期的に見返し、実行する頃合いが迫ってきたものに関しては43Topicにほうり込み、実行日を定める。
43Toipicsという、実行日を管理する仕組みが根底にあり、そこにあらゆるタスクをほうり込んでいく、という運用です。プロジェクトから生まれたタスクも、年間計画内のタスクも、なんでも、かんでも。
あとは、実行日が来たら、がんばってタスクをこなしていくのみ。
とてもシンプルで、かついろいろ応用が利くので、けっこう快適にタスク管理ができている、という印象です。
そんな感じで、タスク管理を行っているという話でした。アウトライナーにてタスクを管理する参考にでもなれば幸いです。
では、お読みいただきありがとうございました。
